Cómo escribir un email para que te contesten

Situación común en muchos trabajos: vas a mandar un correo electrónico a un posible cliente, un proveedor o un posible colaborador. Junto al tuyo, le llegarán decenas o cientos más. Entonces, ¿cómo logro que me contesten?

Este se ha convertido en uno de los grandes dilemas laborales de la era 2.0. A la gran cantidad de correos electrónicos que se escriben cada día, hay otros factores que influyen en la baja tasa de respuesta: y es que está comprobado que son elemento de distracción y estrés para muchos empleados, y estos prefieren consultar su bandeja de entrada únicamente cuando esperan un mail importante.

Si te toca escribir un mail importante próximamente y quieres cerciorarte de que tu receptor lo lea y además te conteste, no pueden faltarte estos elementos:

El asunto

Es el principal responsable de que abran nuestros mails, y también influye considerablemente en las probabilidades de que nos respondan. Aunque no existe “el asunto” perfecto para todas las ocasiones, sí hay un par de claves que debe cumplir. Piensa en cómo actúas tú cuando recibes un mail: si no te llama la atención o no te interesa, lo borras. Por eso, trata de hacerlo llamativo e intenta resumir en un máximo de 3 ó 4 palabras aquello que vas a tratar en el correo. 

Dicen los expertos que la extensión de un asunto no debe exceder  las 10 palabras.

Preséntate

Parece lógico ¿verdad? Pues es frecuente encontrarse mails donde el remitente va directo a la cuestión que quiere tratar, sin decir tan si quiera quién es o qué cargo ocupa. Si quien recibe nuestro mail no sabe quién somos, es probable que no nos responda. No necesitas más que 1 ó 2 líneas, dando tu nombre, qué haces, en qué empresa u organización desempeñas tu tarea… lo suficiente para que el receptor te sitúe.

¿Qué necesitas? ¿Por qué escribes ese mail?

Con este punto llegamos a la parte más elaborada de un correo electrónicoaunque no por ello debe ser demasiado extensa. Cada uno de nosotros recibe decenas de correos diarios, de modo que es lógico pensar que la persona a la que vamos a escribir, también. Por eso trata de ser lo más claro, breve y conciso que puedas, para explicar el motivo de tu mail. Lo aconsejable es que no excedas las 4 ó 5 líneas. Así, tendrás mas posibilidades de que lo lea hasta el final, y por supuesto, de que te conteste. Y recuerda, si vas a solicitar algo, no olvides hacerlo con educación (“por favor”, “agradecería que…”)

Despídete

Al igual que mencionábamos la importancia de saludar y presentarte, también lo es despedirte y dar las gracias. Puedes aprovechar esta parte del mail para especificar un poco mejor qué necesitamos del receptor, si en la parte anterior no hubiéramos sido del todo claros.

A veces es frecuente encontrar en las despedidas de los mails frases del tipo“Espero tu respuesta”. No es negativo, pero no implica que vayan a hacerlo.

Repásalo

Nadie es perfecto, y se te puede haber escapado alguna falta de ortografía o alguna preposición en algún sitio que no deba. Por eso, antes de enviar el mail, repásalo para cerciorarte de que está todo correcto. Y una vez lo hayas mandado,da un margen de tiempo mínimo de 48 horas antes de volver a escribir. Plazo que pude variar en función del día o la hora a la que lo escribas (un viernes a las 3 p.m.) o el calendario laboral (¿nuestro receptor está de vacaciones?).

Y un consejo: si estás en mitad de una conversación por mail, emplea la opción de responder y no escribas un nuevo mail, porque dificultará mucho el seguimiento del hilo, llenará de mails la bandeja de entrada del receptor y se lo estaremos poniendo más difícil para que nos conteste.