Las mejores herramientas para project management

Gracias a las nuevas tecnologías, hoy en día existen toda una diversidad de herramientas que permiten hacer un mejor uso y más eficiente de los recursos al interior de las organizaciones. Con ellas es posible disponer de espacios en común en la web a través de los cuales los diferentes equipos y departamentos de las empresas pueden trabajar de forma mucho más organizada y coordinada, al tiempo que evitan por ejemplo el uso exagerado del correo. Una herramienta que en cierto punto puede volverse ineficiente y poco útil, sobre todo cuando se trata de mantener enfocada a la organización en el trabajo y cumplimiento de sus proyectos.

Las siguientes plataformas constituyen espacios dentro de los cuales las empresas pueden trabajar coordinadamente en sus proyectos, asignar tareas específicas a diferentes áreas y miembros de la organización, y hacer un seguimiento efectivo a los trabajos sin perder detalle alguno, entre muchas otras cosas. Lo invitamos a que conozca las mejores 23 herramientas para project management o manejo de proyectos.

1. Zoho Projects

Herramienta que permite planear proyectos, asignar tareas, comunicarse de forma efectiva con otras personas, estar al tanto de las actualizaciones que se realicen, y hacer seguimiento al progreso de los proyectos a través de reportes detallados. En todos los planes con que cuenta, se pueden agregar usuarios ilimitados sin necesidad de hacer pagos adicionales. La versión gratuita permite manejar un sólo proyecto y tener 10 MB de almacenamiento. Las cuentas pagas arrancan desde US $20 al mes, con ello los usuarios pueden ampliar el número de proyectos que pueden manejar de 1 a 20, y aumentar también la capacidad de almacenamiento (de 10 MB a 20 GB). Entre otras opciones, Zoho Projects incluye integración con Google Apps y Dropbox, seguimiento de inconsistencias y fallos, configuración de wikis para construir repositorios con información, foros, entre otras interesantes funcionalidades para manejar cualquier proyecto.

2. BamBam!

A diferencia de Zoho Projects no limita el número de proyectos que se pueden realizar ni tampoco la cantidad de espacio que los usuarios pueden usar con su versión gratuita. En lugar de ello, restringe esta versión a 1o usuarios. Una vez se rebase dicha cantidad, las empresas que usen la herramienta deberán pasar a pagar US $70 al mes. Esta herramienta que está optimizada para un ágil desarrollo de los proyectos. Permite hacer seguimiento a los tiempos y también a errores e inconsistencias. Muy segura en cuanto al manejo de la información. Ofrece la posibilidad de crear permisos para los usuarios y permite a las personas encargadas de los proyectos invitar a clientes para ver el progreso en sus proyectos.

3. Bitrix24

Un sistema de manejo de proyectos enteramente gratis hasta para 12 usuarios. A partir de un número superior, las empresas deberán empezar a usar el primer plan pago que ofrece Bitrix24 de US $39 al mes el cual permite incluir hasta un total de 24 personas.

Los usuarios pueden escoger entre usar Bitrix24 en la nube o disponer de él en el propio servidor de la empresa. Ofrece la posibilidad de crear diagramas de Gantt, diferentes opciones para la realización de tareas, hacer seguimiento a los tiempos asignados a tareas y proyectos así como planificar la carga de trabajo de los empleados. A través de sus opciones de chat, mensajería instantánea y videoconferencias, Bitrix24 facilita la comunicación con cada uno de los usuarios. Su versión gratuita ofrece 5 GB de almacenamiento en la nube para compartir documentos de manera fácil. Mientras tanto por los mismos US$39 al mes, los negocios pueden disponer de 24 GB.

Las actualizaciones recientes brindan la posibilidad de planear la carga de trabajo del empleado lo que a su vez permite a los encargados de manejar los proyectos planear cierto número de horas para llevar a cabo una tarea y luego lo compara con el número de horas actuales gastadas por aquellos a quienes la tarea le fue asignada. Asimismo, estas han empezado a incluir la opción de hacer plantillas de tareas que a su vez contienen subtareas y checklists.

4. Trello

Trello usa un método llamado Kanban, un sistema de manejo de proyectos desarrollado por un vicepresidente de Toyota el cual permite a los usuarios mover tarjetas que representan tareas para crear una representación visual de en qué fase se encuentra el desarrollo de un proyecto. Esta herramienta permite usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita, pero sólo subir archivos adjuntos de hasta 10MB. Sin embargo si se desea ampliar esta capacidad a 250 Megas, se debe pagar US$ 8,33 por usuario por mes.

Desde la perspectiva visual, el sistema de tarjetas usado por Trello es muy atractivo en la medida que permite darse cuenta de forma rápida cuál es el estado de un proyecto y en qué se debe trabajar. Mientras por la parte frontal una especie de marca identifica cada tarjeta, el reverso puede llenarse con todo tipo de información como cuáles son las personas que están a cargo de cada tarea, algunas ideas, conversaciones o saber qué partes de la tarea han sido completadas usando una simple lista de verificación.

5. 2-Plan Project Management Software

Esta herramienta sobresale entre las distintas opciones de programas que existen de código abierto. Dispone de dos programas similares cada uno de los cuales es gratis. Estos son:

• 2-Plan Desktop: un sistema de manejo de proyectos descargable para instalar en el ordenador.
• 2-Plan Team: una herramienta de manejo de proyectos que funciona directamente en la web.

Si bien ambos programas pueden usarse de forma gratuita, algunas extensiones con que cuenta tienen costo.

En términos de funcionalidades y opciones, ambas herramientas son muy completas. En la versión de escritorio, los encargados de administrar los proyectos pueden generar gráficas animadas que permiten tener una completa visión de estos, crear eventos importantes y también sistemas de control.

Por el mismo hecho que las dos versiones que ofrece 2-Plan son muy completas, usar estos programas puede llegar a ser algo abrumador para muchos equipos si no se ha tenido experiencia en software de manejo de proyectos. Puede requerir tiempo aprender a manejarlo consultando sus extensos manuales.

6. Asana

Una de las herramientas más populares que existen para el manejo de proyectos. Diseñada por Dustin Moskovitz, el confundador de Facebook, Asana es fiel a la estética y simplicidad de la red social más popular del mundo. Ofrece un sistema intuitivo de manejo de tareas que funciona muy bien para equipos que buscan interactuar en tiempo real y permite a los usuarios visualizar sus metas, hacer seguimiento a los tiempos, asignar prioridad a ciertas tareas y hacer actualizaciones a los proyectos directamente desde el programa. También tiene una función de calendario que permite conocer desde el dashboard cada una de las tareas que se deben realizar según la fecha en que deben estar listas.

Dispone de aplicaciones para dispositivos iOS y Android y también ha venido teniendo unas mejoras importantes que le han permitido incrementar el número de funcionalidades.

La plataforma permite fácilmente colaborar con trabajadores y freelancers de forma remota sin la necesidad de usar correo permitiendo crear tareas, programar diferentes asuntos, compartir documentos desde Google Drive, Dropbox y otros servicios en la nube con los que se puede integrar y recibir actualizaciones directamente desde la plataforma sobre los equipos, tareas y proyectos. Gratis hasta 15 usuarios.

7. MeisterTask

Ofrece usuarios y proyectos ilimitados, dispone de aplicaciones nativas para iPhone y iPad, y da a los usuarios gratuitos la posibilidad de hacer dos integraciones eligiendo entre: Dropbox, GitHub; Zendesk y Google Drive.

Cuenta con todas la funcionalidades importantes: seguimiento de tiempos y colaboración con usuarios tanto internos como externos. Los proyectos, que se crean mediante tableros, cuentan con metodologías ágiles que lo hacen sencillo de manejar. Estos son completamente personalizables de modo que los equipos pueden crear los proyectos según sus necesidades. En resumen una plataforma muy bien diseñada que permite coordinar muy bien las actividades en equipo a través de actualizaciones instantáneas y ofrece buenas formas de comunicarse. Planes desde US $9 al mes por usuario que incluyen funcionalidades avanzadas.

8. GanttProject

GanttProject es otra herramienta gratuita de código abierto para programar y manejar proyectos. Algunos la han comparado con Microsoft Project en términos de funcionalidades y complejidad. Este programa puede generar diagramas de Gantt y PERT, generar reportes en formatos HTML y PDF, y además ofrece herramientas versátiles para programación y manejo de tiempos.

Prácticamente no existe límite en cuanto a lo que se puede hacer con GanttProject. La plataforma permite a los usuarios crear de forma rápida una programación estructurada para cualquier proyecto. Ofrece asignación de tareas y eventos importantes. También permite a las personas encargadas del manejo de proyectos identificar áreas problemáticas en el flujo de trabajo de modo que las compañías puedan establecer metas para mejoramiento. A pesar de sus cualidades, puede ser abrumadora para principiantes y personas que no están familiarizadas con herramientas para el manejo de proyectos.

9. Producteev

Permite crear usuarios y proyectos ilimitados de forma gratuita. Prácticamente a menos que necesite integración con Outlook, soporte personalizado, o personalización visual, no hay razón para tomar una cuenta paga.

Entre sus muchas funcionalidades, permite al usuario crear tareas que pertenezcan a múltiples listas de tareas, ofrece comunicación en tiempo real entre usuarios, hace medición de los resultados y seguimiento al progreso de los proyectos, además de permitir a los usuarios convertir cualquier correo en tarea con unos simples clics. Es una herramienta fácil de manejar en la que casi cualquier funcionalidad que ofrece se explica por sí sola. Puede filtrar las tareas por personas, proyectos, estatus, fecha de vencimiento, prioridad y más. La aplicación también ofrece facilidad para compartir archivos directamente o a través de DropBox. Plan pago desde US $99 al mes.

10. Freedcamp

Ofrece usuarios y proyectos ilimitados en su versión gratuita. Además de contar con un muy buen diseño, Freedcamp es una plataforma que tiene innumerables funciones y está considerada entre las mejores herramientas para el manejo de proyectos. A la hora de comunicarse con otras personas funciona muy bien. Si bien dispone de 200 MB de almacenamiento gratis, esta capacidad puede aumentarse a 1 GB por US $2,49 al mes. Es ideal para negocios que desean escalar su software de manejo de proyectos. Algo muy favorable es que la versión gratuita puede durar a las empresas un buen tiempo hasta que por cuestiones de almacenamiento deban hacer uso de una cuenta paga que entre otras cosas es bastante económica. Además de poder crear permisos para los distintos usuarios, Freedcamp ofrece varias funcionalidades como seguimiento de tiempos, creación de plantillas y facturación. Además de esto permite saber en qué momento se producen actualizaciones enviando notificaciones en el momento que estas ocurran. Si bien no cuenta con aplicación móvil, Freedcamp ha optimizado su página para usarla directamente desde el teléfono.

11. Basecamp

Es una de las herramientas líderes para el manejo de proyectos. Presenta una interfaz simple y fácil de usar para colaborar con equipos y clientes. También, brinda la posibilidad de crear múltiples proyectos, llevar a cabo discusiones, hacer listas de pendientes, manejar archivos, crear y compartir documentos, y realizar la programación de diferentes tareas. Dado que la plataforma es completamente responsive, los usuarios pueden manejar sus proyectos y revisar diferentes asuntos directamente desde su teléfono móvil. Planes desde US $20 al mes.

12. Teamwork Projects

Permite mantener todos sus proyectos, tareas y archivos en un solo lugar y fácilmente colaborar en equipo. Teamwork da la posibilidad de visualizar los proyectos enteramente a través de calendarios, diagramas de Gantt y reportes que pueden ser configurados de distintas formas. Permite manejar archivos con Google Drive, Dropbox y otras herramientas similares e integrarse con otras famosas aplicaciones de negocios que existen.

13. ActiveCollab

Recientemente lanzó su nueva versión que incluye funcionalidades mejoradas. Ofrece opciones para colaborar en equipo, manejar tareas, hacer seguimiento a los tiempos establecidos para cada asunto que se programe y permite a las empresas importar sus gastos. También, otro de sus más grandes atractivos es que permite a las empresas realizar facturación. Los usuarios pueden seguir los pagos que les hacen, sus gastos e incluso pagar facturas directamente dentro de la herramienta con PayPal y otras formas de pago con tarjeta de crédito.

Planes pagos desde US $25 al mes. ActiveCollab da la posibilidad de usarlo directamente en la nube o también dentro del propio servidor de las empresas si así lo quisieran.

14. Jira

Jira está específicamente orientada para equipos de desarrollo de software. Ofrece funcionalidades que hacen muy fácil seguir errores y ver cuáles problemas están aún causando dificultades así como el tiempo consumido en cada tarea. Adicional a esto, Jira puede integrarse con otros servicios desarrollados por sus mismos creadores comoConfluence, una herramienta de creación conjunta de documentos y HipChat, una plataforma de chat y video que permite compartir archivos.

Planes desde US $10 al mes para 10 usuarios.

15. Podio

Una herramienta en crecimiento que permite a los negocios organizarse y comunicarse de mejor manera. Permite personalizar la plataforma según las necesidades de cada negocio para manejar mejor sus proyectos. Además de poder comunicarse en equipo, poder configurar el manejo de tareas, poderse usar como un sistema de almacenamiento de archivos y como una aplicación de manejo de proyectos que cuenta con la mayor parte de funcionalidades con que disponen la mayoría de herramientas de su tipo, Podio puede servir como una especie de intranet para interactuar con diferentes personas y departamentos al interior de la organización. También, puede transformarse en un CRM. Planes pagos desde US $9 al mes por empleado.

16. Wrike

Una avanzada aplicación que las organizaciones pueden usar para trabajar de forma más inteligente asegurándose de estar siempre haciendo seguimiento a sus proyectos y tareas, y de que cuentan con los recursos adecuados para finalizar a tiempo y con el presupuesto establecido sus proyectos.

Con Wrike se pueden configurar tareas, involucrar al equipo de trabajo e integrar la herramienta con otras herramientas como Google Apps, Mirosoft Excel, Dropbox y otras. Puede hacer sus emails más productivos convirtiéndolos en tareas con simplemente dar clic a un botón.

Wrike es gratis mientras no se sobrepase la cantidad de cinco usuarios. Los planes pagos empiezan a partir de US $49 al mes para 5 usuarios.

17. LiquidPlanner

Una herramienta muy centrada en el manejo del tiempo. Como varias de las que ya hemos visto hasta el momento, LiquidPlanner va más allá de lo básico que ofrecen la mayoría de aplicaciones de su clase y actúa como un gran espacio de trabajo virtual donde los empleados pueden discutir problemas relacionados con proyectos y tareas. Si es amante de los diagramas de Gantt y tiene un negocio con menos de 200 empleados, LiquidPlanner es un excelente servicio. Planes desde US $29 al mes por usuario basado en un plan anual de mínimo 10 usuarios.

18. Workfront

Se especializa en las necesidades de empresas con un tamaño importante. Workfront (que tiene un costo de US $30 por usuario al mes), es una plataforma online que es tan útil para manejo de trabajo conjunto como lo es para el manejo de proyectos. Ofrece una variedad de roles, de modo que diferentes tipos de usuarios pueden tener los niveles de permisos correctos. Los gráficos, tableros, y reportes con avanzadas opciones de personalización abundan. Este programa está bien adecuado para organizaciones grandes que necesitan un lugar central para hacer seguimiento a personas, proyectos, solicitudes y recursos.

19. Comindware Project

Con esta herramienta es posible manejar un ilimitado número de proyectos en una interface que es simple y clara. Tiene todas las herramientas que podría esperar para el manejo de proyectos, así como salas donde los miembros del equipo pueden discutir ideas. Los usuarios pueden integrar esta plataforma sólo con Outlook, lo cual es una clara desventaja frente a las otras alternativas. Planes desde US $29 al mes.

20. ProofHub

Con una ordenada interface y haciendo énfasis en la simplicidad, ProofHub definitivamente entrega todo lo básico que cualquier persona puede necesitar para el manejo de proyectos. Cuenta con planes pagos desde US$20 al mes que incluye el manejo de 10 proyectos, 3 GB de almacenamiento y usuarios ilimitados.

21. Easy project

Una herramienta que hace honor a su nombre ya que es fácil de usar. Por US $15,75 por usuario al mes, esta plataforma le permite manejar un ilimitado numero de proyectos usando 50 GB de almacenamiento. La desventaja que tiene sin embargo, es que puede ser algo lenta.

22. Microsoft One Note

OneNote es más que una simple herramienta para tomar notas, también, puede ser un excelente planeador y gestor de proyectos personales. Si bien usar OneNote como una herramienta de manejo de proyectos puede ser difícil toda vez que visualmente no ayuda a ver muy bien el panorama de todas las tareas y proyectos, puede cambiar un poco y hacerse una herramienta mucho más completa añadiéndole plugins como OneTastic, o manteniendo sus archivos en SkyDrive (donde puede acceder a ellos y a sus proyectos usando las aplicaciones OneNote para iPhone, iPad o Android). Usándola a la par con estas otras herramientas, encontrará que OneNote puede ser una herramienta extraordinariamente poderosa que además hace parte de la suite Microsoft Office.

23. Google Drive

La mayoría de las funcionalidades de varias de las herramientas que hemos visto, de alguna manera están presentes en Google Drive. La única cuestión sin embargo es que Google no va a eliminar los emails, crear páginas específicas para el manejo de proyectos y automáticamente resumir el progreso de los mismos. Sin embargo dependiendo de la naturaleza de los proyectos que necesite realizar en su organización, puede ser una muy buena alternativa.

Considerando que mucha gente cuenta con una cuenta en Google, el compartir calendarios, documentos, hojas de cálculo e incluso mapas, puede ser algo mucho más fácil y sencillo que hacerlo con muchas de las herramientas que hemos visto.

Conforme crecen las empresas, mayor también es la complejidad

Aunque en realidad nunca es demasiado temprano para empezar a usar una herramienta de manejo de proyectos, esto se hace más necesario conforme las empresas van creciendo y su estructura empieza a cambiar. Por esa razón es que en aras de hacer que los procesos sigan funcionando de forma correcta e incluso puedan mejorarse aún cuando la estructura organizacional cambie, el implementar herramientas como las que aquí se muestran puede ser fundamental para hacer que la parte operativa y administrativa de la organización funcione correctamente. De esta manera las empresas pueden seguir manteniendo un nivel de competitividad importante sin importar los cambios que se generen en su estructura, al tiempo que ser realmente eficientes y productivas.